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Text File  |  1994-02-21  |  18KB  |  506 lines
  1. ES-NEWS Login News Manager
  2. Extensions Software Corporation
  3.  
  4.  
  5. Operations Guide Table of Contents
  6. ----------------------------------
  7. Ombudsman Statement................................ 1
  8. Shareware Note..................................... 2
  9. Disclaimer Agreement............................... 2
  10. Copyright Notice................................... 2
  11. Trademarks Notice.................................. 2
  12. Introduction....................................... 3
  13. Requirements....................................... 4
  14. Help System........................................ 4
  15. Installation....................................... 5
  16. Initial Setup...................................... 6
  17. News Files......................................... 7
  18. User Access........................................ 7
  19. Admin Access....................................... 8
  20. Technical Support..................................11
  21.  
  22.  
  23. Ombudsman Statement
  24. -------------------
  25. Extensions Software Corporation is a member of the Association of
  26. Shareware Professionals <ASP>. ASP wants to make sure that the
  27. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  28. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  29. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you
  30. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  31. technical support for members' products. Please write to:
  32.  
  33.           _______
  34.      ____|__     |               (r)
  35.   --|       |    |-------------------     ASP Ombudsman
  36.     |   ____|__  |  Association of        545 Grover Road
  37.     |  |       |_|  Shareware             Muskegon, MI 49442-9427 USA
  38.     |__|   o   |    Professionals         616-788-2765 FAX
  39.   -----|   |   |---------------------     70007,3536 CompuServe
  40.        |___|___|
  41.  
  42.  
  43. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 2
  44.  
  45.  
  46. Shareware Note
  47. --------------
  48. This program is being distributed as shareware or try-before-you-buy
  49. software. You are granted a temporary license to use and evaluate the
  50. program, but continued use after the initial testing period requires
  51. registration with Extensions Software Corporation.
  52.  
  53. This unregistered shareware version contains the following limitations
  54. and/or characteristics:
  55.  
  56.   - The maximum number of users allowed is 5.
  57.   - A license reminder screen is displayed at program end.
  58.  
  59. Registration of this software provides users with the following:
  60.  
  61.   - Serialized diskettes (dual media) of the latest ES-NEWS Login News
  62.     Manager software (without license reminder screen)
  63.   - Desk-top-published laser-printed operations guide
  64.   - Technical support via mail, phone, FAX, BBS, or CompuServe
  65.   - Notification of major software upgrades
  66.   - New product announcements
  67.  
  68.  
  69. Disclaimer Agreement
  70. --------------------
  71. Users of ES-NEWS Login News Manager must accept the following
  72. disclaimer of warranty:
  73.  
  74.   THIS SOFTWARE AND OPERATIONS GUIDE ARE SUPPLIED AS IS. EXTENSIONS
  75.   SOFTWARE CORPORATION DISCLAIMS ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED,
  76.   INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  77.   FITNESS FOR ANY PURPOSE. EXTENSIONS SOFTWARE CORPORATION ASSUMES NO
  78.   LIABILITY FOR DAMAGES, EITHER DIRECT OR CONSEQUENTIAL, WHICH MAY
  79.   RESULT FROM THE USE OF THIS SOFTWARE.
  80.  
  81.  
  82. Copyright Notice
  83. ----------------
  84. The ES-NEWS Login News Manager software and ES-NEWS Login News
  85. Manager operations guide are copyrighted(C) 1994 by Extensions
  86. Software Corporation. All Rights Reserved.
  87.  
  88.  
  89. Trademarks Notice
  90. -----------------
  91. Novell and NetWare are trademarks of Novell, Inc.
  92.  
  93. Banyan, VINES, and StreetTalk are trademarks of Banyan Systems, Inc.
  94.  
  95. IBM and PC DOS are trademarks of International Business Machines Corp.
  96.  
  97. MS DOS is a trademark of MicroSoft Corp.
  98.  
  99. All other product names and/or trademarks used within the software or
  100. operations guide are the property of their respective companies.
  101.  
  102. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 3
  103.  
  104.  
  105. Introduction
  106. ------------
  107. The ES-NEWS Login News Manager from Extensions Software Corporation is
  108. a low-cost, easy-to-use, simple-to-maintain network software product
  109. that allows flexible display of company news, bulletins, and
  110. announcements to network users.
  111.  
  112. ES-NEWS provides 26 different user profiles and 99 different news text
  113. files so that information can be selectively displayed to different
  114. departments and groups.
  115.  
  116. ES-NEWS features include the following:
  117.  
  118.   * Use of standard ASCII text news files
  119.   * Read-Only subdirectory access for news files
  120.   * Configurable as a network login utility or as a shared application
  121.   * Selectable profile (A through Z) per user
  122.   * Selectable news (01 through 99) per profile
  123.   * News display effective and expiration dates
  124.   * News display maximums per day
  125.   * Automatic display timeout
  126.   * News printout option (LPT1, LPT2, LPT3, or disk file)
  127.   * Built-in history log
  128.   * Built-in administration system featuring System Information, User
  129.     Management, Profile Management, News Management, History Log, and
  130.     Database Summary
  131.   * Online help system
  132.   * Network-aware of Banyan VINES(R)
  133.   * Network-aware of Novell NetWare(R)
  134.  
  135. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 4
  136.  
  137.  
  138. Requirements
  139. ------------
  140. For Standalone PC Use:
  141.  
  142.   * IBM or 100% compatible computer with 384K available memory
  143.   * Floppy disk drive (5.25" 360K or 1.2M, or 3.50" 720K or 1.44M)
  144.   * Fixed disk drive
  145.   * Monochrome or color (CGA/EGA/VGA) display
  146.   * Parallel printer (if printouts are desired)
  147.   * MS or PC DOS 3.10 or higher
  148.  
  149. For Network Use:
  150.  
  151.   Multi-user network operating system which utilizes MS/PC DOS file
  152.   and record locking calls (ie, Banyan VINES(r), Novell NetWare(r),
  153.   etc.) and workstations that meet the standalone PC requirements
  154.   listed above. Note, however, that workstations do not necessarily
  155.   require a floppy or fixed drive.
  156.  
  157.  
  158. Help System
  159. -----------
  160. Throughout most ES-NEWS activities, on-line user-help is available by
  161. pressing the [F1] key. This help normally consists of a scrolled
  162. display containing a text description for the activity from which help
  163. was called. Text help screens are available for the following ES-NEWS
  164. activities:
  165.  
  166.   * News Display (User)
  167.   * Administration Menu (Admin)
  168.   * System Information (Admin)
  169.   * User Management (Admin)
  170.   * Profile Management (Admin)
  171.   * News Management (Admin)
  172.   * History Log (Admin)
  173.  
  174. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 5
  175.  
  176.  
  177. Installation
  178. ------------
  179. The ES-NEWS diskette (or archived file) contains the following files:
  180.  
  181.   ES-NEWS.EXE    ES-NEWS executable program
  182.  
  183.   README.???     changes that may have been incorporated since the
  184.                  printing of this guide
  185.  
  186.   GO.BAT         sample batch file that invokes the ES-NEWS display
  187.                  system
  188.  
  189.   GO_ADMIN.BAT   sample batch file that invokes the ES-NEWS
  190.                  administration system
  191.  
  192. The ES-NEWS.EXE file can be copied to any network file service or PC
  193. subdirectory and then executed from the DOS prompt.
  194.  
  195. The example explained below, however, offers maximum security benefits
  196. for installation on a computer network. Note that you must have ADMIN
  197. or SUPERVISOR rights to all specified subdirectories in order to
  198. install and initially run ES-NEWS.
  199.  
  200. To install ES-NEWS:
  201.  
  202. A) Create three subdirectories on your network file server per the
  203.    following example:
  204.  
  205.   Subdirectory  Contents                      User Access
  206.   ------------  ----------------------------  ----------------
  207.   \NEWS         The ES-NEWS.EXE file          Read-Only
  208.   \NEWS\DATA    The database and index files  Read/Write/Modify
  209.   \NEWS\TEXT    The news text files           Read-Only
  210.  
  211. B) Copy the ES-NEWS.EXE file from the floppy diskette to the \NEWS
  212.    subdirectory.
  213.  
  214.    Note that since ES-NEWS.EXE is an overlayed executable file,
  215.    network file attributes must be configured for shared file use. For
  216.    example, in Banyan VINES installations, the command:
  217.  
  218.      SETATTR +S -E ES-NEWS.EXE
  219.  
  220.    ...will set the executable file ES-NEWS.EXE for shared use.
  221.  
  222. C) At the DOS prompt, type ES-NEWS followed by the data
  223.    volume/subdirectory name plus the news volume/subdirectory name.
  224.    For example, assuming that drive volume N: is the network drive,
  225.    the syntax to start ES-NEWS would be as follows:
  226.  
  227.      N:\NEWS\ES-NEWS N:\NEWS\DATA N:\NEWS\TEXT
  228.  
  229.    Typically, this DOS command line syntax would be included in a
  230.    batch file which is subsequently called by a Banyan VINES POSTLOGIN
  231.    command or by the Novell NetWare SYSTEM LOGIN script.
  232.  
  233. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 6
  234.  
  235.  
  236. Initial Setup
  237. -------------
  238. If ES-NEWS has been installed on a Banyan VINES or Novell NetWare
  239. network, the user login name is obtained directly from the operating
  240. system. For example:
  241.  
  242.   Fred@Applications@Ext Soft
  243.  
  244. For other network installations, a DOS SET command may be used to
  245. store the user name. For example:
  246.  
  247.   SET ES_USER=Fred
  248.  
  249. Otherwise, the user name is obtained from the login screen.
  250.  
  251. Note that the DOS command line option NETLOGIN can be used to vary the
  252. priority order in obtaining the user name as follows:
  253.  
  254.   * When NETLOGIN is included in the program's DOS command line
  255.     syntax, the priority order in obtaining the user name is:
  256.  
  257.       Network name (NetWare or VINES)
  258.       Environment variable SET ES_USER=NAME (if any)
  259.       Login screen name
  260.  
  261.   * When NETLOGIN is NOT included in the DOS command line syntax
  262.     (default mode), the priority order in obtaining the user name is:
  263.  
  264.       Environment variable SET ES_USER=NAME (if any)
  265.       Network name (NetWare or VINES)
  266.       Login screen name
  267.  
  268. So, following the previous installation example, the ES-NEWS command
  269. line syntax might typically be as follows:
  270.  
  271.   N:\NEWS\ES-NEWS N:\NEWS\DATA N:\NEWS\TEXT NETLOGIN
  272.  
  273. Access to ES-NEWS built-in administration requires that the DOS
  274. command line option NETADMIN be used ... typically as follows:
  275.  
  276.   N:\NEWS\ES-NEWS N:\NEWS\DATA N:\NEWS\TEXT NETLOGIN NETADMIN
  277.  
  278. Note that you must also have ES-NEWS admin access in order to access
  279. the administration menu.
  280.  
  281. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 7
  282.  
  283.  
  284. News Files
  285. ----------
  286. News text files in ES-NEWS Login News Manager must be named
  287. NEWS_01.TXT through NEWS_99.TXT thus corresponding to news entries 01
  288. through 99 in the ES-NEWS Login News Manager database files.
  289.  
  290. Each ES-NEWS Login News Manager news file should not be greater than
  291. 64 Kb in size (approximately 800 lines of 80 character per line text).
  292. Note, however, that PC workstations which are marginally low on free
  293. memory while running ES-NEWS Login News Manager may not have
  294. sufficient memory to display large news text files.
  295.  
  296.  
  297. User Access
  298. -----------
  299. News files are displayed to users in ascending numerical order (ie, 01
  300. through 99). The following criteria must be met in order for a news
  301. file to be displayed:
  302.  
  303.   * The news file (NEWS_nn.TXT) must actually exist
  304.   * The news file must be included in the profile for the user
  305.   * The current date must be equal to or later than the effective date
  306.     (if specified in ES-NEWS administration)
  307.   * The current date must be equal to or less than the expiration date
  308.     (if specified in ES-NEWS administration)
  309.   * The maximum number of news display times per day (as specified in
  310.     ES-NEWS administration) for the current day of the week must be
  311.     greater than 0 (ie, 1 through 8, or always)
  312.   * The number of times a user has accessed the current news file must
  313.     be less than or equal to the maximum number of displays per day
  314.     (as specified in ES-NEWS administration) for the current news file
  315.  
  316. News file screens are displayed for the amount of time (as specified
  317. in ES-NEWS administration) or until the user presses one of the
  318. following action keys:
  319.  
  320.   * [Up] or [PgUp] to view the previous screen
  321.   * [Dn] or [PgDn] to view the next screen or next entry
  322.   * [Home] to view the first screen
  323.   * [End] to view the final screen or next entry
  324.   * [Esc] to exit to the next news entry
  325.   * [Alt+P] to print the current news entry
  326.   * [Other] to advance to the next page or news entry
  327.  
  328. Each news screen consists of a maximum of twenty (20) lines of the
  329. news file text. Once all news files which meet the criteria listed
  330. above have been displayed, ES-NEWS will return the user to the DOS
  331. prompt.
  332.  
  333. Note that ES-NEWS automatically tracks which news files have been
  334. read by each network user.
  335.  
  336. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 8
  337.  
  338.  
  339. Admin Access
  340. ------------
  341. Access to the built-in administration system is granted on a
  342. user-by-user basis through ES-NEWS administration's user management.
  343. If a user attempts to access ES-NEWS administration (through the
  344. command line NETADMIN option as described in Initial Setup of this
  345. operations guide) but has not been granted ES-NEWS admin access, then
  346. that user will automatically be placed into standard user (news
  347. display) mode.
  348.  
  349.  
  350. Administration Menu
  351. -------------------
  352. ES-NEWS Login News Manager ADMINISTRATION MENU provides access to
  353. software maintenance and monitoring functions. Administration Menu
  354. options are described as follows:
  355.  
  356.   * SYSTEM INFORMATION to specify the system setup parameters and
  357.     options.
  358.  
  359.   * USER MANAGEMENT to maintain user settings and profile/group
  360.     access.
  361.  
  362.   * PROFILE MANAGEMENT to maintain news profile/group information.
  363.  
  364.   * NEWS MANAGEMENT to maintain news files and parameters.
  365.  
  366.   * HISTORY LOG to view the history log which monitors user
  367.     activities.
  368.  
  369.   * REBUILD INDEX FILES to remake all ES-NEWS Login News Manager index
  370.     files.
  371.  
  372.   * DATABASE SUMMARY to display a summary of all ES-NEWS Login News
  373.     Manager database files.
  374.  
  375. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 9
  376.  
  377.  
  378. System Information
  379. ------------------
  380. Displayed are SYSTEM INFORMATION options for this ES-NEWS Login News
  381. Manager installation.
  382.  
  383. Press letter keys (A through G) to change a system parameter. Press
  384. the F10 key to save the displayed information or press the ESC key
  385. to cancel all changes.
  386.  
  387. System information parameters include the following:
  388.  
  389.   * ADMIN COLOR which toggles the color display on or off for
  390.     administrator access.
  391.  
  392.   * DATE FORMAT which sets the displayed date type to ANSI, British,
  393.     French, German, Italian, or American format.
  394.  
  395.   * TIME FORMAT which sets the displayed time type to 12 hour (AM/PM)
  396.     or 24 hour format.
  397.  
  398.   * HISTORY LOG which toggles the history logging function on or off.
  399.  
  400.   * BUFFER FLUSH (DOS) OPTION which enables/disables the DOS memory
  401.     flush to disk right after database records have been added or
  402.     changed. Note that on some network systems, disabling this buffer
  403.     flush activity can speed up software performance.
  404.  
  405.   * NEW USER ADMIN, the default setting for new users.
  406.  
  407.   * NEW USER PROFILE, the default setting for new users.
  408.  
  409.  
  410. User Management
  411. ---------------
  412. The USER MANAGEMENT activity allows you to add, change, delete, and
  413. print users and information. User information includes the following:
  414.  
  415.   USER NAME
  416.   PROFILE
  417.   ADMIN ACCESS
  418.   LAST DATE/TIME
  419.   TOTAL LOGINS
  420.  
  421. Note that new users are automatically added whenever they access the
  422. system for the first time. Therefore, it is not necessary to add new
  423. users manually.
  424.  
  425. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 10
  426.  
  427.  
  428. Profile Management
  429. ------------------
  430. The PROFILE MANAGEMENT activity allows you to change, delete, and
  431. print profiles that determine which users (by profile) are presented
  432. with which news files. Profile information includes the following:
  433.  
  434.   PROFILE CODE (A through Z)
  435.   PROFILE DESCRIPTION
  436.   NEWS (01 through 99)
  437.  
  438. During profile change, you will be allowed to choose news files for
  439. the selected profile.
  440.  
  441.  
  442. News Management
  443. ---------------
  444. The NEWS MANAGEMENT activity allows you to change, delete, and print
  445. news files entries. News file information includes the following:
  446.  
  447.   NEWS CODE (01 through 99)
  448.   NEWS DESCRIPTION
  449.   DISPLAY DURATION (from 10 to 90 seconds)
  450.   EFFECTIVE DATE (optional)
  451.   EXPIRATION DATE (optional)
  452.   SUN MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  453.   MON MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  454.   TUE MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  455.   WED MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  456.   THU MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  457.   FRI MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  458.   SAT MAX DISPLAYS (0-8 times/day or always)
  459.  
  460.  
  461. History Log
  462. -----------
  463. The HISTORY LOG records (if activated by System Information) all user
  464. activities for ES-NEWS Login News Manager. History log information
  465. includes the following:
  466.  
  467.   USER NAME
  468.   DATE/TIME
  469.   NEWS
  470.  
  471.  
  472. Rebuild Index Files
  473. -------------------
  474. All ES-NEWS database files may be reindexed in the event that they are
  475. accidently erased or become corrupted. Note that this activity is not
  476. normally required, but should not be performed while users are
  477. accessing the ES-NEWS system.
  478.  
  479. ES-NEWS Login News Manager Operations Guide - Page 11
  480.  
  481.  
  482. Database Summary
  483. ----------------
  484. A summary of ES-NEWS database files may be displayed.
  485.  
  486.  
  487. Technical Support
  488. -----------------
  489. Limited technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe is
  490. provided at no cost to UNLICENSED ES-NEWS Login News Manager users
  491. during the initial software evaluation period.
  492.  
  493. Continued technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe
  494. is provided at no cost to LICENSED ES-NEWS Login News Manager users.
  495.  
  496. For technical support, please contact:
  497.  
  498. Extensions Software Corporation
  499. 224 Thompson Street #165
  500. Hendersonville, NC  28792-2805  USA
  501. 704-692-0887
  502. 704-692-8879 FAX
  503. 704-693-0339 BBS
  504. 72007,571 CompuServe
  505.  
  506.